Zásady ochrany osobních údajů
Vysvětlujeme, jaké údaje o vás zpracováváme, proč to děláme, jak dlouho si je necháváme a co s nimi můžete kdykoli udělat.
Účinné od 4. října 2026 · Verze 1.0
Ve zkratce
Údaje dostáváme jen od vás: když nám napíšete přes formulář nebo e-mailem, zavoláte nebo si rezervujete termín hovoru. Nikde je nekupujeme ani nesbíráme.
Používáme je k odpovědi a k zakázce. Nic víc. Vaše údaje neprodáváme a nepředáváme nikomu pro jeho vlastní účely.
Neposíláme newsletter ani reklamní e-maily. Automaticky přijde jen potvrzení rezervace z Google Kalendáře. Ozveme se k vaší poptávce a pak už jen tehdy, když si to sami vyžádáte.
Kdykoli můžete požádat o výpis, opravu nebo smazání svých údajů. Stačí jedna zpráva na info@visualflow.agency.
Kdo zpracovává vaše údaje
Správce osobních údajů
Jakub Šuplata, IČO 22654551, se sídlem Zakšínská 570/4, Střížkov, 190 00 Praha 9, zapsaný v živnostenském rejstříku. Navenek vystupuje pod značkou Visualflow.
E-mail: info@visualflow.agency
Telefon: +420 602 129 969
Nejsme orgán veřejné moci, nezpracováváme údaje ve velkém rozsahu ani systematicky nesledujeme veřejná prostranství, a tak nemáme povinnost jmenovat pověřence pro ochranu osobních údajů podle čl. 37 GDPR. Ve všech otázkách kolem údajů se proto obracejte přímo na nás.
Jaké údaje zpracováváme a proč
Zpracováváme jen to, co nám sami dáte, a jen k účelům popsaným níže. U každého účelu uvádíme, o jaké údaje jde, na jakém právním základě je zpracováváme a jak dlouho si je necháváme.
Vyřízení poptávky z kontaktního formuláře
Údaje: jméno, e-mail a text zprávy.
Právní základ: čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR, tedy opatření přijatá před uzavřením smlouvy na vaši žádost.
Doba uložení: 3 roky od poslední komunikace. Pokud z poptávky vznikne zakázka, platí doba u účelu níže.
Rezervace hovoru v online kalendáři
Údaje: jméno, e-mailová adresa a poznámka, kterou k termínu napíšete.
Právní základ: čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR, tedy opatření přijatá před uzavřením smlouvy na vaši žádost.
Doba uložení: po dobu nutnou k uskutečnění schůzky a navazující komunikaci, nejdéle 3 roky.
Odpověď na e-mail nebo telefonát
Údaje: jméno, e-mailová adresa nebo telefonní číslo a obsah komunikace.
Právní základ: čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR při jednání o smlouvě, jinak čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR, tedy náš oprávněný zájem odpovědět na váš dotaz.
Doba uložení: 3 roky od poslední komunikace.
Plnění smlouvy, fakturace a účetnictví
Údaje: jméno nebo obchodní firma, sídlo, IČO a DIČ, e-mail, telefon, údaje o zakázce a o platbách.
Právní základ: čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR pro plnění smlouvy a čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR pro plnění právní povinnosti, zejména podle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, a daňových předpisů.
Doba uložení: po dobu spolupráce a 4 roky poté. Účetní a daňové doklady po dobu, kterou vyžadují právní předpisy.
Provoz a bezpečnost webu
Údaje: IP adresa, typ prohlížeče a zařízení, zobrazená stránka a zdroj návštěvy. Z nich vznikají souhrnné statistiky návštěvnosti ve Framer Analytics, bez cookies.
Právní základ: čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR, tedy náš oprávněný zájem na provozu, bezpečnosti a zlepšování webu.
Doba uložení: podle nastavení poskytovatele hostingu, bez vazby na konkrétního člověka.
Fotografie a videozáznamy osob
Natáčíme a fotíme, a proto se na našich záznamech objevují lidé. Nejčastěji jde o zaměstnance klienta, účinkující, hosty na akcích a kolemjdoucí. Této oblasti věnujeme samostatnou sekci, protože se řídí nejen GDPR, ale i ochranou osobnosti podle občanského zákoníku.
Natáčení a fotografování na zakázku
Údaje: podobizna, obrazový a zvukový záznam, jméno účinkujícího a případný souhlas s užitím záznamu.
Právní základ: čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR při plnění smlouvy s klientem a čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR, tedy oprávněný zájem na pořízení a předání díla. Pro zveřejnění podobizny si vždy zajišťujeme souhlas podle § 84 a násl. občanského zákoníku.
Doba uložení: po dobu spolupráce a 4 roky poté. Hrubé záznamy mažeme po předání zakázky, pokud se s klientem nedohodneme jinak.
Ukázky práce v portfoliu a na sociálních sítích
Údaje: hotové fotografie a videa, na kterých mohou být osoby.
Právní základ: čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR, tedy váš souhlas, případně licence sjednaná s klientem. Souhlas můžete kdykoli odvolat a záznam z portfolia stáhneme.
Doba uložení: dokud souhlas trvá, nebo dokud ukázku nestáhneme z portfolia.
Pokud si nepřejete být na záznamu, řekněte to na místě členovi štábu. Když už záznam vznikl, napište na info@visualflow.agency a záběr z hotového díla odstraníme, pokud to je technicky možné.
Kdo je v této situaci správce
Při natáčení na zakázku je správcem osobních údajů zpravidla náš klient a my je zpracováváme jako jeho zpracovatel podle smlouvy. U ukázek v našem portfoliu a na našich sociálních sítích jsme správcem my.
Odkud údaje máme
Všechny údaje dostáváme přímo od vás. Nekupujeme databáze kontaktů, netěžíme adresy ze sociálních sítí ani nepřebíráme údaje od třetích stran.
Pokud nám v poptávce pošlete údaje o někom dalším, třeba o kolegovi, se kterým máme jednat, počítáme s tím, že jste ho o tom informovali.
Musíte nám údaje dát?
Nemusíte. Formulář ani e-mail vyplňovat nemáte povinnost a žádný zákon vám to neukládá.
Bez jména, e-mailu a krátké zprávy vám ale nedokážeme odpovědět, a proto jsou tato tři pole ve formuláři povinná.
Komu údaje předáváme
Vaše údaje neprodáváme a nepředáváme nikomu pro jeho vlastní účely. Pomáhají nám s nimi jen tito poskytovatelé, kteří je zpracovávají podle našich pokynů a na základě smlouvy o zpracování podle čl. 28 GDPR.
Framer B.V., Nizozemsko
Provoz a hosting webu, doručení odeslaného formuláře a souhrnné měření návštěvnosti (Framer Analytics).
Google Ireland Limited, Irsko
Rezervace termínů hovoru přes kalendář na stránce Kontakt a doručení písma Alkatra ze služby Google Fonts, při kterém Google vidí IP adresu vašeho zařízení.
Google Cloud EMEA Limited, Irsko
E-mailová schránka info@visualflow.agency (Google Workspace).
Další poskytovatelé
Účetní nebo fakturační software, úložiště pro předání hotových materiálů klientům a nástroje pro správu sociálních sítí, pokud je při spolupráci používáme.
Nad rámec toho můžeme údaje předat účetnímu nebo daňovému poradci, právnímu zástupci a orgánům veřejné moci, pokud nám to ukládá zákon nebo je to nutné k ochraně našich práv.
Předávání mimo Evropskou unii
Náš hlavní poskytovatel Framer sídlí v Nizozemsku, takže tam údaje zůstávají v Evropském hospodářském prostoru.
Někteří poskytovatelé, například Google, mohou část zpracování provádět i mimo Evropský hospodářský prostor, typicky ve Spojených státech. Děje se tak jen u těch, kteří jsou zapsáni v rámci EU–U.S. Data Privacy Framework, o kterém Evropská komise rozhodla, že zajišťuje odpovídající úroveň ochrany, nebo používají standardní smluvní doložky schválené Evropskou komisí podle čl. 46 odst. 2 písm. c) GDPR.
Cookies a měření návštěvnosti
Tento web nepoužívá reklamní, marketingové ani profilovací cookies. Do vašeho prohlížeče ukládá jen vaši volbu z cookie lišty. Návštěvnost měříme souhrnně nástrojem Framer Analytics, který cookies nepoužívá.
Pokud bychom přidali nástroj, který do vašeho zařízení ukládá údaje pro analytické nebo reklamní účely, spustí se až s vaším souhlasem v cookie liště podle § 89 odst. 3 zákona č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích.
Podrobnosti o tom, co se do vašeho zařízení ukládá, najdete v samostatných Zásadách cookies.
Jak dlouho údaje uchováváme
Držíme je jen tak dlouho, jak je potřebujeme k účelu, kvůli kterému jsme je získali, nebo jak nám ukládá zákon.
Poptávky a e-mailová komunikace
3 roky od poslední zprávy. Jednou ročně procházíme starší poptávky a mažeme ty, kterým doba uplynula.
Smlouvy a podklady k zakázce
Po dobu spolupráce a další 4 roky poté, po které lze uplatnit vzájemné nároky.
Účetní a daňové doklady
Po dobu, kterou vyžadují právní předpisy, zpravidla 5 let, u některých dokladů 10 let.
Obrazové a zvukové záznamy
Hotová díla po dobu spolupráce a 4 roky poté. Hrubé záznamy mažeme po předání zakázky, pokud se s klientem nedohodneme jinak.
Po uplynutí doby údaje smažeme, nebo je zbavíme všeho, podle čeho by šlo určit konkrétního člověka.
Vaše práva
Vůči nám máte práva, která vám dává GDPR. Uplatníte je jednou zprávou na info@visualflow.agency a nepotřebujete k tomu formulář ani právníka.
Právo na přístup, čl. 15
Můžete chtít potvrzení, jestli vaše údaje zpracováváme, k čemu a komu je předáváme, a dostat jejich kopii.
Právo na opravu, čl. 16
Nepřesný údaj opravíme a neúplný doplníme, jakmile nám dáte vědět.
Právo na výmaz, čl. 17
Údaje smažeme, pokud už je k původnímu účelu nepotřebujeme nebo je zpracováváme neoprávněně. Netýká se dokladů, které musíme uchovat ze zákona.
Právo na omezení zpracování, čl. 18
Zpracování na čas zmrazíme, například než ověříme přesnost údaje nebo než vyřídíme vaši námitku.
Právo na přenositelnost, čl. 20
Údaje, které zpracováváme na základě smlouvy nebo souhlasu, vám vydáme ve strojově čitelném formátu, nebo je pošleme jinam.
Právo vznést námitku, čl. 21
Můžete kdykoli namítnout proti zpracování, které stavíme na oprávněném zájmu. Zpracování pak ukončíme, pokud neprokážeme závažné důvody, které převažují nad vašimi zájmy.
Právo odvolat souhlas, čl. 7 odst. 3
Kdyby některé zpracování stálo na vašem souhlasu, můžete ho kdykoli odvolat a zákonnost zpracování před odvoláním to nenaruší. Týká se to zejména souhlasu se zveřejněním podobizny v našem portfoliu.
Právo podat stížnost, čl. 77
Můžete se obrátit na Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, posta@uoou.gov.cz, uoou.gov.cz. Budeme rádi, když dáte nejdřív šanci nám.
Jak práva uplatnit
Napište na info@visualflow.agency a stačí popsat, co potřebujete. Odpovíme nejpozději do jednoho měsíce od doručení žádosti.
U složitých žádostí můžeme lhůtu prodloužit o další dva měsíce, ale vždy vám do měsíce dáme vědět, že se tak stalo, a proč. Vyřízení je zdarma. Jen u zjevně nedůvodných nebo opakovaných žádostí si můžeme účtovat přiměřený poplatek, nebo je odmítnout vyřídit.
Pokud budeme mít důvodné pochybnosti o tom, kdo žádost posílá, můžeme si vyžádat další informace k ověření totožnosti. Chráníme tím vaše údaje před vydáním cizí osobě.
Automatizované rozhodování a profilování
Neděláme ani jedno. O ničem, co se vás týká, nerozhoduje automat bez člověka a nevytváříme profily, které by předvídaly vaše chování. Nedochází tedy k automatizovanému individuálnímu rozhodování podle čl. 22 GDPR.
Jak údaje chráníme
K poptávkám, e-mailům a natočeným materiálům má přístup jen úzký okruh lidí, kteří je potřebují k práci. Účty chráníme silnými hesly a dvoufázovým ověřením všude, kde to poskytovatel umožňuje. Web i formulář běží po šifrovaném spojení HTTPS.
Kdyby přesto došlo k porušení zabezpečení s rizikem pro vaše práva, ohlásíme ho Úřadu pro ochranu osobních údajů do 72 hodin a při vysokém riziku dáme vědět i vám, jak nám ukládají čl. 33 a 34 GDPR.
Děti
Naše služby míří na podnikatele a firmy, na děti se nezaměřujeme. Údaje dětí mladších 15 let vědomě nezpracováváme. Právě 15 let je v Česku hranicí, od které může dítě samo dát souhlas se zpracováním údajů u služeb informační společnosti podle § 7 zákona č. 110/2019 Sb.
Pokud se dítě objeví na natáčení nebo na fotografiích, souhlas se zveřejněním vždy řešíme s jeho zákonným zástupcem.
Změny těchto zásad
Zásady čas od času upravíme, třeba když přibude nový nástroj nebo se změní zákon. Novou verzi vždy zveřejníme na této adrese a nahoře změníme datum účinnosti.
Když půjde o podstatnou změnu, dáme vědět aktivně těm, se kterými jsme v kontaktu. Tato verze nahrazuje všechny předchozí.
Právní rámec
Řídíme se nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679, obecným nařízením o ochraně osobních údajů, dále zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, zákonem č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích, zákonem č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti, a v části o podobiznách zákonem č. 89/2012 Sb., občanským zákoníkem.
Kontakt
Máte otázku k tomu, co s údaji děláme? Napište na info@visualflow.agency. Ozveme se do 24 hodin v pracovní dny.
Kontaktní údaje
Telefon: +420 602 129 969. Poštovní adresa pro písemné žádosti: Zakšínská 570/4, Střížkov, 190 00 Praha 9.